Mít v dnešní době „osobní“ sekretářku, asistentku nebo asistenta je nemoderní, zbytečný náklad.
To, jestli je mají nebo ne – nám dává ihned určitý obrázek o firmě a o „majiteli“ sekretářky.
Dřív nebyly počítače, mobily, kalkulace na PC, sekretářka byla nutnost pro manažery, majitele firem.
Osobní sekretářka je dnes – přežitek.
Mluvím ze své zkušenosti. Cca v 1995 jsem byla Obchodní ředitelka ČR/SR v Johnson&Johnson a vedla jsem 65 lidí. Sekretářku jsem nepotřebovala. Když jsem se ale scházela se svými korporátními kolegy, všichni muži, každý měl „osobní“ sekretářku. Když jsem nastoupila jako Generální v Mary Kay, jako 1. jsem propustila osobní sekretářku bývalé Generální. Neměla jsem pro ni práci. Navíc ona vládla jako 2. nejvyšší ve firmě, což bylo pro mě neakceptovatelné. Když jsem nastoupila jako Generální do JohnsonDiversey, vstup k původnímu Generálnímu blokovala osobní sekretářka, která sídlila přímo u jeho dveří. Ona filtrovala, kdo smí dovnitř a kdo ne. Propustila jsem jí, neboť jsem pro ni neměla žádnou práci.
Moderní je „sdílená“ asistentka.
Veškeré práce na PC, psaní dopisů, dělání tabulek v Excelu, prezentací v Powerpointu, searche na netu, a další, si dnes moderní Manažer, Majitel firmy, udělá sám, rychle. Je to mnohem rychlejší, než když to někdo zadá sekretářce a pak jí to 5x opravuje a učí jí svůj styl vkusu.
Asistentka nemá mít žádnou vyšší moc ve firmě, je zaměstnanec jako každý na stejném levelu. Je chyba, pokud jí tu moc její nadřízený dává.
Např. já na některé úkony využívala ženu z recepce. Seděla na recepci, měla ale i svoji náplň práce. Zajišťovat kancelářské potřeby, poštu, zajišťovala např. meetingy v různých penzionech, spaní v hotelech, letenky…
Využívala jsem jí jen na :
– zavolat do firem a domluvit mi schůzku (většinou mají všichni nějaký jiný kontakt než přímo na sebe)
– příchozí hovory pevné linky šly nejprve na ní, filtrovala různé otravy s finančními nabídkami a nadace všeho druhu, ale ostatní byznys mi všechny přepojovala
– když jsem měla jednání – vyřizovala příchozí hovory, aby nás nerušily
Na stejné úkony tuto recepční využívali i moji podřízení ředitelé, celkem 3 muži a 1 žena. Poslední ředitel využíval svou kolegyni ze Zákaznického.
I zahraniční, korporátní, regionální ředitelé, Manažeři, co vládnou části světa, více zemím, nemívají často svou sekretářku, ale mají sdílené. To znamená, že více Manažerů využívá jen na málo věcí 1 asistentku.
Nemít osobní sekretářky ušetří firmě peníze – část si firma ponechá a část může vložit do zbylých zaměstnanců.
Proč mají i dnes někteří své osobní sekretářky?
– potrpí si na Image, vstup do kanceláře Majitele, Ředitele, Manažera, je blokován sekretářkou (někteří muži si i vybírají mladé „kočky“ a chlubí se jimi mezi sebou)
– neschopnost organizovat si vlastní práci
– lenost
– neumí na počítači (i dnes jsou ředitelé, kteří diktují sekretářce i obyčejný dopis, nebo jí ho dají napsaný rukou – hrůza se děje často ve státních úřadech)
– jede ve starých kolejích, nepřemýšlí, že by mohl něco dělat jinak než ostatní – nemá Out of Box Thinking
– sekretářku mívají i aby jim donášela různé drby, zprávy ohledně lidí ve firmě a co se stalo – což je trestuhodné – dává tím sekretářce nebezpečnou moc. Manažer, Majitel, má sám chodit mezi lidi, bavit se s nimi (budování důvěry a pozice Leadera, Manažera, ve firmě), nebýt odtržen od svých lidí.
Víc už z mého know-how psát nebudu 🙂
Zaujalo vás toto téma? Jste podnikatel, majitel firmy nebo manažer, a chcete se ode mě dozvědět víc?
Pak mě kontaktujte.
Od 2020 už nedávám můj mobil na internet, pište prosím nejprve na : ayahodaart@gmail.com
Ozvu se vám zpět.
AYAHODA™
Ing. Jana Yahoda MBA
Byznys poradce pro podnikatele, majitele firem
Osobní manažerský poradce a kouč pro podnikatele a top manažery
Image poradenství pro majitelky firem, podnikatelky a manažerky
Email: ayahodaart@gmail.com
www.spravnysef.cz
www.ayahoda.com
Facebook AyahodaCZ
Instagram knitwear.ayahoda
YouTube Ayahoda